PROIECT:
PROIECT: „Stagii de practică - creșterea inserției pe piața muncii a studenților din regiunea Sud-Est” – cod SMIS 109084
ACHIZITOR:
FUNDAŢIA „ȘCOALA ROMÂNĂ DE AFACERI A CAMERELOR DE COMERȚ ȘI INDUSTRIE” - FILIALA BRĂILA
Către: Toți operatorii economici interesați
INVITAȚIE DE OFERTARE
- SERVICII ORGANIZARE EVENIMENTE DE CONSOLIDARE – 109084 -
ȘCOALA ROMÂNĂ DE AFACERI A CAMERELOR DE COMERȚ ȘI INDUSTRIE - FILIALA BRĂILA, cu sediul în Al. Pensionatului nr. 3, Brăila, jud. Brăila, cod de înregistrare fiscală 14700322, în calitate de BENEFICIAR al proiectului „Stagii de practică - creșterea inserției pe piața muncii a studenților din regiunea Sud-Est” – cod SMIS 109084 și în vederea implementării proiectului ante-menționat, intenționează să achiziționeze servicii conform celor cuprinse în prezenta invitație.
I. DESCRIEREA SERVICIILOR
Se vor contracta servicii de organizare a 3 evenimente având ca obiect consolidarea relatiilor dintre agenti economici, unitati de invatamant si studenti.
Structura evenimentului și a serviciilor necesare este după cum urmează:
- Locatie – evenimentul se va desfășura in cadrul Universitatii OVIDIUS, CONSTANTA
Locul de desfășurare a evenimentului este pus la dispozitie de către Beneficiar. În sarcina Prestatorului nu intră efectuarea niciunui demers și achitarea niciunui cost referitor la dreptul de folosință asupra locului de desfășurare a evenimentului. Sala de desfășurare a evenimentului este pusă la dispoziție de către Beneficiar. În sarcina Prestatorului nu intră efectuarea niciunui demers și achitarea niciunui cost referitor la dreptul de folosință asupra locului de desfășurare a evenimentului.
- Servicii solicitate
1. Logistica desfășurare eveniment
Prestatorul va amenaja corespunzător locul de desfășurare a evenimentului, care va cuprinde:
- 3 zone de înregistrare a participanților;
- 4 zone de discuții individuale agenți economici-studenți;
- 3 sali de desfășurare eveniment pe secțiuni (aprox. 50-100 participanți/sala in functie de specializare).
Prestatorul va pune la dispoziție urmatoarea logistica:
- instalații de sonorizare adecvate pentru cele 3 sali de desfășurare eveniment pe secțiuni.
- 3 video-proiectoare și 3 ecrane de proiecție, câte unul pentru fiecare sala de desfășurare eveniment pe secțiuni.
- mobilier modular pentru amenajarea corespunzătoare a celor 4 zone de discuții individuale agenți economici-studenți. Mobilierul va include, pentru fiecare zonă de discuții, minim 4 scaune și minim 2 mese/birouri.
- Alte servicii
1. Prestatorul va realiza fotografii (minim 100 poze prelucrate, cu momente relevante din desfășurarea evenimentului ). Vor fi predate beneficiarului pe suport electronic, în termen de 5 zile de la desfășurarea evenimentului.
2. În cadrul zonelor de înregistrare a participanților, prestatorul va realiza primirea și înregistrarea participanților, precum și distribuirea materialelor aferente evenimentului.
3. Cafea de întâmpinare
În cadrul activității de primire a participanților, prestatorul va furniza și va asigura servirea cu cafea , apa minerala si plata, ceai, în cantități adecvate numărului total de participanți.
4. Pauză de cafea
Pe durata evenimentului va avea loc o pauză de cafea. Prestatorul va amenaja, în incinta clădirii în care are loc evenimentul, un loc pentru desfășurarea pauzei de cafea; în cuprinsul pauzei de cafea Prestatorul va furniza și asigura servirea de: cafea, patiserie dulce și sărată (minim 2 variante din fiecare categorie), apă minerală și plată, ceai. Produsele de consum aferente pauzei de cafea vor fi furnizate în cantități adecvate numărului total de participanți.
5. Bufet suedez
Pe durata evenimentului Prestatorul va amenaja și furniza, în incinta clădirii în care are loc evenimentul, un bufet suedez constând în minim 6 sortimente (tartine si mini-sandwish), din care 2 produse fără carne. Toate produsele vor fi furnizate în cantități adecvate numărului total de participanți.
6. Promovare în media locala. Cu privire la desfășurarea evenimentului și în vederea promovării acestuia Prestatorul va publica minim un anunț post eveniment in media locala si un anunț online). Anunțul va fi publicat, pe cheltuiala Prestatorului, in termen de 5 zile de la desfasurarea eenimentului.
7. Pentru cafea de întâmpinarea, pauza de cafea și bufetul suedez, Prestatorul va asigura produse de unica folosință necesare servirii (vesela, tacâmuri, pahare, șervețele etc.) în cantități adecvate numărului total de participanți. Totodată, prestatorul va asigura colectarea acestora ulterior servirii.
3. Materiale pentru eveniment
Prestatorul va furniza materiale de promovare eveniment de consolidare, cu următoarele caracteristici:
1. mapa eveniment (format A4+, carton 300 gr./mp, policromie pe o parte 4+0, cu buzunar) 200 bucăți
2. agenda eveniment (format A4, 6 pagini, 80 gr/mp, 4+4). 200 bucăți
3. pix (plastic inscriptionat la o culoare). 200 bucăți
4. afișe eveniment (format A3, policromie 4+0) 15 bucăți. Vor fi afișate de către Prestator in zonele de desfășurare a evenimentului, puse la dispozitie de beneficiar.
5. roll-up – 3 bucăți.
6. diplome de participare eveniment (format A4, 4+0, carton de 300 gr/mp) 200 bucăți.
Materialele vor respecta regulile și elementele de identitate vizuală ale Uniunii Europene, ale Instrumentelor Structurale în România și ale POCU, respectiv regulile Manualului de Identitate Vizuala pentru Instrumente Structurale 2014-2020 – ultima versiune revizuită (descărcabil de la adresa http://www.fonduri-ue.ro/transparenta/comunicare), precum și Măsurile de Informare și Publicitate specifice finanțării.
Ulterior încheierii acordului de voință cu privire la prestarea serviciilor și tarife achizitorul va comunica Prestatorului conţinutul materialelor, în vederea personalizării acestora. Design-ul personalizării va realizat de către Prestator, cu respectarea regulilor și elementelor de identitate vizuală menționate mai sus.
Livrarea materialelor se face în data evenimentului, pe cheltuiala furnizorului, la adresa de desfășurare a evenimentului, toate riscurile transportului fiind în sarcina Prestatorului.
Personal necesar desfasurarii evenimentului: 4 persoane deservire si un coordonator
Numar de participanti – 150-200 persoane
Durata eveniment: ora 8 – ora 18
Prezentare raport eveniment: in maxim 5 zile de la finalizarea evenimentului, Prestatorul va preda beneficiarului: liste de prezenta semnate de către participanți, liste distribuire materiale eveniment semnate de către participanți, Procese verbal pentru cafea de întâmpinare, pauza de cafea si bufetul suedez, lista invitati presă care au participat la eveniment, lista agenti economici care au participat la eveniment.
Locul și datele de desfasurare a evenimentlor:
- 18 mai 2019, locatie Universitatea Ovidius – Constanta;
- septembrie octombrie 2019, Constanta, se va comunica cu 15 zile inainte de desfasurare, data exacta si locatia in functie programa universitara si activitatile proiectului;
- aprilie/mai 2020, Constanta, se va comunica cu 15 zile inainte de desfasurare, data exacta si locul de desfasurarea in functie programa universitara si activitatile proiectului;
Sala de desfășurare a evenimentului este pusă la dispoziție de către Beneficiar. În sarcina Prestatorului nu intră efectuarea niciunui demers și achitarea niciunui cost referitor la dreptul de folosință asupra locului de desfășurare a evenimentului.
Plata serviciilor se va face în termen de maxim 60 de zile de la prestarea ultimei componente a serviciilor.
II. PREZENTAREA OFERTELOR
Ofertele vor include datele de identificare (sediu, cod fiscal) și datele de contact ale ofertantului.
Ofertele vor fi adresate către Beneficiar și vor putea fi transmise atât electronic, la adresa de e-mail srabraila@gmail.com, cât și în format tipărit la adresa: Aleea Pensionatului, nr. 3, Braila, Jud. Braila.
Ofertanţii au obligaţia întocmirii ofertei astfel încât în procesul de evaluare informaţiile prezentate să permită identificarea facilă a corespondenţei cu specificațiile tehnice minime ale serviciilor solicitate. Oferta trebuie să corespundă tuturor specificațiilor solicitate și totodată să reflecte în detaliu îndeplinirea și asumarea acestora.
Tarifele vor fi exprimate în lei, fără TVA și cu TVA..
Valoarea maximă plătibilă pentru un eveniment (servicii de organnizare eveniment) este de 30.000 lei (exclusiv TVA), respectiv 35700 lei inclusiv TVA.
Valoarea maximala pentru cele 3 evenimente este de 90.000,00 lei exclusiv TVA si 107.100,00 lei inclusiv TVA.
Data și ora limită de prezentare a ofertelor: 14.05.2019, ora 16.30.
III. Criteriu atribuire:
Va fi contractată oferta cea mai avantajoasă, respectiv aceea care respectă specificațiile tehnice minime și are cel mai scăzut preț fără TVA. Ofertele primite după data și ora limită de prezentare a ofertelor nu vor fi evaluate.
DATA: 10.05.2019